Records Management

Auch digitales Arbeiten benötigt Archivierung und Aktenbewirtschaftung. Insbesondere mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen stellen sich verschiedene Fragen – einerseits bei den Gemeinden intern, aber auch in der Schnittstelle zum Staatsarchiv des Kantons, wenn es um die Ablieferung dieser Akten in ein digitales Langzeitarchiv geht.

In den nächsten Jahren müssen sich Gemeinden und Städte diesen Fragen stellen. Die SWF Verwaltungsdienste AG unterstützt, zusammen mit einem externen Partner, mit massgeschneiderten Angeboten.

Mögliche Inhalte bei der digitalen Aktenbewirtschaftung:

• Strategieentwicklung im Umgang mit Datenablagen in Ordnerstrukturen (Fileserver) sowie in Cloud-Ablagen im Microsoft 365 Umfeld.
• Unterstützung bei der Übernahme der Daten in Gever-Systeme.
• Begleitung und Schulung im Umgang mit hybriden (physischen und digitalen) Ablagen.
• Unterstützung beim Wechsel von der physischen Aktenführung hin zum Primat der elektronischen Aktenführung.

Mögliche Inhalte bei der digitalen Langzeitarchivierung:

• Begleitung und Schulung zur Erstellung von Ordnungssystemen und Dossierbildung in elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen (Gever-Systeme).
• Erstellung und Einführung von Organisationsvorschriften.
• Begleitung und Schulung bei der Überführung von Dokumenten aus Gever-Systemen in ein digitales Langzeitarchiv (zum Beispiel Staatsarchiv).
• Analyse und Optimierung von Metadaten sowie Aufbereitung der Ablieferung.
• Beratung betreffend die Auswahl von Dokumenten oder Geschäften, die in ein digitales Langzeitarchiv überführt werden.

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